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23 agosto 2022

Organizzazione eventi aziendali: i vantaggi di un servizio

L’organizzazione di eventi aziendali è un’attività in cui prima o poi tutte le imprese di una certa dimensione devono fare i conti. Un evento per celebrare un anniversario, una giornata speciale dedicata a clienti e partner o un’iniziativa di team building : i tipi di evento sono davvero tantissimi.

In questo articolo vedremo quali sono gli elementi da considerare nell’organizzazione di un evento e quali sono i vantaggi per le aziende. Prenderemo anche in esame un tipo particolare di evento: il team building.

Organizzazione eventi aziendali: da dove cominciare

Di solito quando si parla di organizzazione di eventi aziendali, i casi sono due: l’impresa è attrezzata per gestire tutto al proprio interno oppure si affida a professionisti qualificati.

Sia in una situazione che nell’altra, chi si trova a sovrintendere l’intero processo deve tener conto di alcuni elementi fondamentali. Conoscerli, infatti, permette di crearsi una mappa organizzativa da seguire e, nel caso in cui si chieda l’intervento di professionisti esterni, di far chiarezza fin da subito su obiettivi dell’evento, desideri e mezzi a disposizione.

Ecco, in sintesi, gli aspetti principali da considerare:

  • Obiettivo: un evento, come qualsiasi altro progetto da realizzare, prevede un risultato da raggiungere. Ad esempio, festeggiare una ricorrenza, illustrare i risultati raggiunti nel corso dell’anno o spiegare agli stakeholder una decisione strategica per l’azienda. Oppure, ancora, presentare un nuovo prodotto che l’impresa sta per lanciare o rinsaldare le relazioni interne. Qualunque sia il tipo di evento, l’obiettivo da raggiungere è l’elemento principale da tenere in conto in ogni fase dell’organizzazione
  • Budget: le risorse a disposizione sono un tema con cui è bene fare i conti fin da subito nell’organizzazione di un evento aziendale. Dal budget che l’impresa decide di investire dipendono infatti la scelta della location, il tipo di attività previste, la selezione dei fornitori. A volte anche con un piccolo budget si possono realizzare eventi d’effetto: in questo caso, un aspetto determinante sono le relazioni già in essere con i potenziali fornitori.
  • Target: a chi è rivolto il tuo evento? Quante persone interverranno? Chi saranno i partecipanti e cosa si aspettano? Rispondere a queste domande significa prendere in considerazione lo stile dell’evento, la programmazione delle attività, gli spazi e la logistica. Se il target sono gli investitori e gli azionisti, molto probabilmente l’atmosfera sarà più formale e business oriented. Se invece si tratta di un evento per celebrare i 50 anni di un’azienda, lo stile sarà più conviviale e rilassato.
  • Data: la scelta del giorno in cui si tiene un evento è strategica. In base alla data scelta, infatti, può variare il numero di partecipanti, il tipo di location e, soprattutto, il tempo a disposizione per l’organizzazione dell’evento.
  • Location e logistica: quando si parla di organizzazione di eventi aziendali, scegliere la giusta location è fondamentale. Non si tratta soltanto di rispettare lo stile dell’avvenimento, ma anche di curare l’aspetto logistico. Per questo, meglio orientarsi su un luogo ben collegato e facile da raggiungere per gli invitati, a meno che non ci siano ragioni specifiche. Nel caso in cui la location sia particolarmente originale, è buona norma organizzare la logistica dell’evento prevedendo facilitazioni per gli ospiti, specie negli spostamenti.
  • Scelta dei fornitori. Quando pianifichi il tuo evento, fatti una domanda semplice: di che cosa ho bisogno? Analizza il programma fase per fase e ora per ora e segna accanto ai diversi punti in scaletta tutte le necessità. Il catering, il fotografo, le attrezzature tecniche, la verifica delle autorizzazioni necessarie eccetera. Poi, contatta i diversi fornitori, tenendo in considerazione il tuo budget e magari affidandoti a professionisti che conosci o con cui hai già collaborato.
  • Pianificazione. Organizzare vuol dire pianificare ogni cosa: prima, durante e dopo l’evento. Il risultato della giornata, infatti, dipende da molti fattori e non tutti hanno a che fare direttamente con la giornata in sé. Prova a pensarci: devi capire quando inviare gli inviti, come gestire le conferme di partecipazione, quando contattare i fornitori, come gestire andare incontro a esigenze particolari degli ospiti. Bene, adesso respira e prova a fare una scaletta con tutte le cose di cui devi occuparti. Riorganizzala in ordine cronologico e, per ciascuna attività, ipotizza una durata. Per farlo è utile partire dalla data dell’evento e andare a ritroso, tenendo sempre due o tre giorni in più di sicurezza nella programmazione.
  • Comunicazione. Dovrai scegliere anche come comunicare il tuo evento e a chi: solo agli invitati o ad un pubblico più vasto? In questo secondo caso, dovrai scegliere bene i canali di comunicazione a cui affidarti, dai social media ai giornali, a livello locale o più ampio.

Ti sembra un’attività complessa? Hai ragione, lo è: per fortuna ci sono aziende come la nostra che sono specializzate in organizzazione di eventi aziendali, in provincia di Treviso e in tutto il Veneto.

Team building: cos’è e obiettivi

Una delle tipologie di eventi aziendali più richiesti dalle imprese sono gli eventi di team building. Di cosa si tratta?

Un’iniziativa di team building è un evento organizzato per rafforzare lo spirito di squadra e le relazioni interne all’azienda. Questo tipo di iniziative:

  • Serve a motivare il gruppo di lavoro;
  • Rende più efficace la relazione, migliora la comunicazione tra persone e la capacità di collaborare;
  • Mette in luce competenze e abilità in contesti differenti da quelli a cui si è abituati quotidianamente in azienda;
  • Contribuisce al benessere di dipendenti e collaboratori.

Anche l’organizzazione di eventi aziendali di team building ha le sue regole. In gran parte si tratta delle stesse di cui abbiamo parlato in precedenza, ma il team building ha anche le sue specificità.

Prima di tutto, bisogna distinguere se si tratta di un’evento di tipo formativo o incentive. Il primo tipo di evento ha l’obiettivo di far acquisire o migliorare competenze utili nel contesto professionale. Spesso si tratta delle cosiddette soft skills, ossia di competenze che hanno a che fare con l’atteggiamento, la capacità di interazione, l’organizzazione.

Ad esempio, un evento di team building di tipo formativo può voler migliorare l’attitudine a lavorare in team, favorire comportamenti collaborativi, aumentare l’efficacia dell’organizzazione interna.  Spesso comprende una parte di formazione non formale in aula abbinata ad un’esperienza esterna: giochi di squadra, attività sportive, proposte artistiche. In questo tipo di eventi, è importantissimo definire fin dall’inizio quali sono i fabbisogni formativi e prevedere alla fine una sessione di valutazione dei risultati raggiunti.

Gli eventi di tipo incentive, invece, sono un premio ai dipendenti. Spesso si tratta di un’esperienza insolita o percepita come “speciale”, che ha l’obiettivo di incrementare lo spirito di gruppo e il senso di appartenenza. Una festa, un weekend in viaggio, un open day in azienda in cui coinvolgere le famiglie sono tutti esempi di eventi incentive.

Ogni attività va scelta e programmata in base all’obiettivo da raggiungere. Ad esempio:

  • Esperienze avventurose, boot camp e attività sportive stimolano la capacità di collaborare e di risolvere i problemi;
  • Attività artistiche e creative stimolano la capacità di ascolto e possono essere ottimi strumenti per veicolare i valori aziendali;
  • Esperienze in cucina promuovono il dialogo e potenziano le abilità organizzative;
  • Iniziative di volontariato a beneficio della comunità favoriscono l’emergere di competenze trasversali e rafforzano lo spirito di gruppo.

I vantaggi di qualunque evento, e in particolare degli eventi di team building, sono collegati agli obiettivi definiti fin da subito dall’impresa. Ma, più in generale, l’organizzazione di eventi aziendali presenta anche altri vantaggi: vediamo quali.

Organizzazione eventi aziendali: i vantaggi per le imprese

Ogni evento è unico, per obiettivi, attività, tipo di partecipanti: tuttavia alcuni benefici per l’impresa sono senz’altro comuni a diverse tipologie di eventi.

Uno tra i vantaggi più evidenti riguarda le relazioni con gli attori rilevanti per l’impresa: i cosiddetti stakeholders. Un evento è un’ottima opportunità per rinsaldare relazioni, stabilire nuovi contatti, avviare relazioni di business. Per questo, molte aziende lo considerano come uno strumento di marketing efficace: tanto da far nascere un settore specifico, il cosiddetto event marketing.

Per l’impresa, inoltre, organizzare un evento significa anche investire nella propria immagine. Un’iniziativa ben organizzata si traduce in reazioni positive da parte dei partecipanti: racconti all’esterno, passaparola, post e/o commenti e interazioni sui social o su altri canali di comunicazione. Un’opportunità per l’azienda di presentarsi all’esterno non solo per la qualità di prodotti e servizi, ma anche in un’altra veste, legata ai valori e all’immagine d’impresa.

Un evento ben riuscito premette alla tua azienda di differenziarsi rispetto ai competitor. Un’iniziativa realizzata a misura di impresa, infatti, ne mette in luce i punti di forza in modo unico e spesso insolito: e chi partecipa ricorda molto più facilmente un evento in cui è stato coinvolto rispetto ad una normale campagna di marketing.

All’interno di un evento aziendale ci può essere anche spazio per la proposta (o, meglio, la presentazione) di prodotti, servizi e gadget. Magari il giorno dell’evento non è il momento più adatto per portare a termine una conversione o una trattativa commerciale diretta, però senz’altro essere un promo passo importante. Chi partecipa, infatti, può essere incuriosito e ricontattare la tua impresa per chiedere maggiori informazioni su un prodotto, o magari perfezionare direttamente l’acquisto.

Parlando di marketing e cura del cliente, un evento aziendale è anche un’ottima opportunità per fidelizzare i consumatori e rinsaldare il rapporto con l’impresa. Lo stesso vale per altri attori, come gli sponsor o gli investitori.

Ora che abbiamo presentato nel dettaglio gli aspetti operativi e, soprattutto, i vantaggi dell’organizzazione di eventi aziendali, sei pronto a creare il tuo? Contattaci: la nostra agenzia è pronta ad affiancare la tua impresa in ogni attività, in provincia di Treviso ma anche in tutto il Veneto e nelle regioni vicine.

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