23 agosto 2022
Organizzazione eventi aziendali: i vantaggi di un servizio
L'organizzazione di eventi aziendali è un'attività in cui prima o poi tutte le imprese di una certa dimensione devono fare i conti. Un evento per celebrare un anniversario, una giornata speciale dedicata a clienti e partner o un'iniziativa di team building : i tipi di evento sono davvero tantissimi.
In questo articolo vedremo quali sono gli elementi da considerare nell'organizzazione di un evento e quali sono i vantaggi per le aziende. Prenderemo anche in esame un tipo particolare di evento: il team building.
Organizzazione eventi aziendali: da dove cominciare
Di solito quando si parla di organizzazione di eventi aziendali, i casi sono due: l'impresa è attrezzata per gestire tutto al proprio interno oppure si affida a professionisti qualificati.
Sia in una situazione che nell'altra, chi si trova a sovrintendere l'intero processo deve tener conto di alcuni elementi fondamentali. Conoscerli, infatti, permette di crearsi una mappa organizzativa da seguire e, nel caso in cui si chieda l'intervento di professionisti esterni, di far chiarezza fin da subito su obiettivi dell'evento, desideri e mezzi a disposizione.
Ecco, in sintesi, gli aspetti principali da considerare:
Obiettivo: un evento, come qualsiasi altro progetto da realizzare, prevede un risultato da raggiungere. Ad esempio, festeggiare una ricorrenza, illustrare i risultati raggiunti nel corso dell'anno o spiegare agli stakeholder una decisione strategica per l'azienda. Oppure, ancora, presentare un nuovo prodotto che l'impresa sta per lanciare o rinsaldare le relazioni interne. Qualunque sia il tipo di evento, l'obiettivo da raggiungere è l'elemento principale da tenere in conto in ogni fase dell'organizzazione
Budget: le risorse a disposizione sono un tema con cui è bene fare i conti fin da subito nell'organizzazione di un evento aziendale. Dal budget che l'impresa decide di investire dipendono infatti la scelta della location, il tipo di attività previste, la selezione dei fornitori. A volte anche con un piccolo budget si possono realizzare eventi d'effetto: in questo caso, un aspetto determinante sono le relazioni già in essere con i potenziali fornitori.
Target: a chi è rivolto il tuo evento? Quante persone interverranno? Chi saranno i partecipanti e cosa si aspettano? Rispondere a queste domande significa prendere in considerazione lo stile dell'evento, la programmazione delle attività, gli spazi e la logistica. Se il target sono gli investitori e gli azionisti, molto probabilmente l'atmosfera sarà più formale e business oriented. Se invece si tratta di un evento per celebrare i 50 anni di un'azienda, lo stile sarà più conviviale e rilassato.
Data: la scelta del giorno in cui si tiene un evento è strategica. In base alla data scelta, infatti, può variare il numero di partecipanti, il tipo di location e, soprattutto, il tempo a disposizione per l'organizzazione dell'evento.
Location e logistica: quando si parla di organizzazione di eventi aziendali, scegliere la giusta location è fondamentale. Non si tratta soltanto di rispettare lo stile dell'avvenimento, ma anche di curare l'aspetto logistico. Per questo, meglio orientarsi su un luogo ben collegato e facile da raggiungere per gli invitati, a meno che non ci siano ragioni specifiche. Nel caso in cui la location sia particolarmente originale, è buona norma organizzare la logistica dell'evento prevedendo facilitazioni per gli ospiti, specie negli spostamenti.
Scelta dei fornitori. Quando pianifichi il tuo evento, fatti una domanda semplice: di che cosa ho bisogno? Analizza il programma fase per fase e ora per ora e segna accanto ai diversi punti in scaletta tutte le necessità. Il catering, il fotografo, le attrezzature tecniche, la verifica delle autorizzazioni necessarie eccetera. Poi, contatta i diversi fornitori, tenendo in considerazione il tuo budget e magari affidandoti a professionisti che conosci o con cui hai già collaborato.
Pianificazione. Organizzare vuol dire pianificare ogni cosa: prima, durante e dopo l'evento. Il risultato della giornata, infatti, dipende da molti fattori e non tutti hanno a che fare direttamente con la giornata in sé. Prova a pensarci: devi capire quando inviare gli inviti, come gestire le conferme di partecipazione, quando contattare i fornitori, come gestire andare incontro a esigenze particolari degli ospiti. Bene, adesso respira e prova a fare una scaletta con tutte le cose di cui devi occuparti. Riorganizzala in ordine cronologico e, per ciascuna attività, ipotizza una durata. Per farlo è utile partire dalla data dell'evento e andare a ritroso, tenendo sempre due o tre giorni in più di sicurezza nella programmazione.
Comunicazione. Dovrai scegliere anche come comunicare il tuo evento e a chi: solo agli invitati o ad un pubblico più vasto? In questo secondo caso, dovrai scegliere bene i canali di comunicazione a cui affidarti, dai social media ai giornali, a livello locale o più ampio.
Ti sembra un'attività complessa? Hai ragione, lo è: per fortuna ci sono aziende come la nostra che sono specializzate in organizzazione di eventi aziendali, in provincia di Treviso e in tutto il Veneto.
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