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Le raccolte di Google sono la versione moderna e organizzata dei vecchi blocchetti di appunti per borsetta, con tanti vantaggi in più. Infatti:

• puoi salvare e organizzare diversi tipi di informazioni in vari formati,
• puoi condividere le tue raccolte con chi vuoi,
• puoi consultarle ovunque.

Sei pronto a scoprire come funziona questo praticissimo strumento messo a disposizione da Google? In questo articolo ti spieghiamo cosa sono le raccolte Google, come funzionano e perché sono utili.

Cosa sono le raccolte Google

Le raccolte Google sono una funzione disponibile:

• tramite l’app di Google su smartphone e tablet Android e iOS, cliccando sul pulsante “raccolte”, in basso.
• sul browser del tuo computer, accedendo al web e andando all’indirizzo https://www.google.com/collections.

Il servizio consente all’utente di creare una raccolta di link, immagini e video sul web, organizzandoli in modo facile e intuitivo per accedere successivamente ai contenuti salvati.

 

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Creare una nuova raccolta di Google è estremamente semplice. Basta cliccare sul pulsante “+ nuova raccolta” e dare un nome alla raccolta stessa. Una volta creata, si possono aggiungere alla raccolta link, immagini, testo e persino note vocali. Grazie alle raccolte di Google, puoi:

• Salvare facilmente contenuti provenienti da diversi siti web o da diverse fonti, evitando di doverli ricercare nuovamente in futuro. Le raccolte di Google, di conseguenza, funzionano come un utilissimo promemoria organizzato.
• Condividere le tue raccolte con altri utenti, semplificando di molto lo scambio di informazioni utili a più persone. Pensa, ad esempio, all’organizzazione di una vacanza con gli amici, o alla condivisione di ricette con i tuoi familiari. A seconda delle tue esigenze:
  • puoi scegliere di inviare un link di condivisione che dia ai destinatari la possibilità di modificare la raccolta;
  • puoi condividere il link in modalità “sola lettura” per far sì che chi lo riceve possa solo visualizzare la raccolta.
• Accedere alle raccolte da diversi dispositivi, grazie alla funzione di sincronizzazione. In questo modo, avrai a disposizione le tue raccolte in qualsiasi luogo tu ti trovi.

Le raccolte di Google, però, sono utili non soltanto per la tua vita privata. Puoi utilizzarli anche al lavoro, o per semplificare lo scambio di informazioni all’interno della tua azienda o con i tuoi clienti.

Le funzioni utili per la tua impresa

Le raccolte di Google, infatti, sono un ottimo strumento per organizzare e condividere informazioni anche in ambito professionale.

All’inizio dell’articolo abbiamo visto che è possibile creare raccolte tematiche contenenti immagini, video, documenti e link. Come puoi immaginare, questi “contenitori” di questo possono rivelarsi molto utili sia per la gestione dei progetti, sia per la comunicazione con clienti e potenziali clienti. Ecco alcuni esempi:

• Un’azienda metalmeccanica organizza un corso di formazione sui temi di Industria 4.0 per i propri tecnici di produzione. L’impresa decide di utilizzare le raccolte di Google per mettere a disposizione dei partecipanti il materiale formativo, anche dopo il corso.
• Un arredatore è in fase di trattativa con il cliente per l’affidamento di un progetto di arredamento per un soggiorno. Per mettere in evidenza la sua professionalità, invia una raccolta di google con le immagini di portfolio dei suoi progetti per l’area living. In questo caso, il link di condivisione consentirà solo di visualizzare la raccolta senza modificarla.
• Un’azienda del settore moda crea diverse raccolte da condividere con i clienti con immagini dei capi indossati in contesti coinvolgenti. Le raccolte sono organizzate per occasione di utilizzo: outdoor, city life, at work, let’s party. Decide di condividerle attraverso la sua newsletter aziendale, o le sue campagne di marketing automation. Obiettivo: presentare le collezioni e spingere i clienti all’acquisto con una promozione dedicata.
• Un’agenzia di comunicazione è in fase di brainstorming per l’avvio di un nuovo progetto. Il team creativo utilizza le raccolte di Google per scambiarsi spunti, ispirazioni e i risultati delle ricerche preliminari.

Senz’altro, pensando all’azienda dove lavori o alla tua vita professionale in generale ti saranno venuti in mente tantissimi altri esempi possibili. Le raccolte di Google sono senz’altro uno strumento semplice che però, utilizzato come si deve, può rivelarsi estremamente utile anche in ambito lavorativo.

Suggerimenti per usare bene le raccolte Google

Utilizzare le raccolte di Google anche a scopi professionali, però, richiede qualche accorgimento in più. In particolare, ci sono alcuni elementi a cui prestare attenzione per rendere l’organizzazione più efficiente e mettersi al riparo da possibili inconvenienti. Ecco i nostri suggerimenti per sfruttare al massimo le potenzialità dello strumento:

• Pensa in anticipo all’organizzazione delle raccolte: scegliere un sistema di archiviazione coerente può fare la differenza in termini di efficienza. Ragiona sui titoli, pensa fin da subito a quali contenuti inserire in ciascuna raccolta e  prevedi anche una mappatura dei permessi di accesso.
• Suddividi i contenuti secondo criteri logici: una volta creata l’ossatura dei tuoi sistemi di archiviazione, suddividi i contenuti secondo criteri logici. Ad esempio, puoi suddividere i documenti in cartelle differenti, a seconda del progetto a cui si riferiscono.
• Studia bene il percorso di condivisione: quando condividi una raccolta con qualcuno, è importante che tu sia molto preciso nello scegliere quali raccolte condividere e con chi. Assicurati che ciascun utente riceva gli inviti giusti e ricontrolla contenuti e accessi per essere sicuro che tutti i destinatari abbiano accesso ai contenuti rilevanti. Monitora gli accessi nel tempo, man mano che le attività evolvono: potrebbe essere necessario, ad esempio, ripetere il processo di condivisione con gli utenti non coperti dai primi inviti.
• Controlla le impostazioni, in modo da essere sicuro di non condividere informazioni riservate con chi non ha il permesso di accedervi.

Come hai visto, le raccolte di Google sono uno strumento efficace per organizzare e condividere contenuti di vario tipo, se utilizzate correttamente. Sono anche un valido supporto al lavoro in team con qualche attenzione in più da ricordare, oltre che uno strumento in più per le tue strategie di marketing.

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